Okurková sezóna je sice v plném proudu, pro event manažery a HR pracovníky ale nastává pravý čas, kdy je třeba naplánovat a zajistit harmonogram pracovních teambuildingů, školení a konferencí pro příští měsíce. Kdo se nechá ukolébat sliby, že zítra je taky den a usne přitom na vavřínech, nemusel by se nakonec s dobrou potázat.
Sehnat vhodné prostory pro konferenci vyžaduje trpělivost, pečlivost a preciznost. Ne každý hotel, restaurace nebo salonek má všechny předpoklady pro konání firemní či společenské akce a vyhovuje požadavkům šéfů a majitelů firem. Vyplatí se mít v záloze takzvanou stálici, jistotu, která nikdy nezklame. Ve vizitkáři pořadatelů by rozhodně neměl chybět kontakt na pražský hotel Belvedere, který dokáže pojmout až 400 osob ve třech různých sálech. Kapacitní otázka je přitom nejpalčivějším otazníkem, která evenťáky trápí a nedává jim v klidu spát.
Spokojenost klientů je zásadním měřítkem
Pakliže máte za úkol zajistit pořádání konference v Praze, bude nezbytné myslet i na polohu a logistickou dostupnost od dálnice, nevyjímaje napojení na kapacity MHD a metro. Zkušený organizátor ví, že žádný mítink, brífink, ani brainstorming se neobejde bez nonstop vysokorychlostního Wi-Fi připojení, dataprojektoru s plátnem, flipchartu, ozvučení s mikrofonem nebo tlumočnické kabiny. Kvalitní konferenciér dokáže všechny výše uvedené služby poskytnout grátis nebo za symbolický poplatek.
Nedílnou součástí profesionálně zvládnuté akce je zajištění pohoštění. Během konání akce jde většinou o cateringové služby, jako jsou coffee break a lahůdkový servis, k večeru však všichni přítomní ocení kvalitní restauraci s rautovými nebo servírovanými chody. Interesovaný pořadatel si uvědomuje, že nejen prací živ je člověk, a proto velmi dbá na to, aby se hostům v místě konání líbilo a mohli si dosytosti užít i volnočasové aktivity. V žebříčku hodnocení se podružné doplňkové služby, jako bazén nebo wellness centrum, cení značně vysoko.
Na „last moment“ nespoléhejte
Hotely, disponující důstojným prostředím pro obchodní styky, mající business pokoje a konferenční sály jsou velmi vyhledávané tuzemskou i zahraniční klientelou. K bookování kapacit běžně dochází několik měsíců předem. Recepce s maximální vytížeností a časovým předstihem umějí efektivně pracovat. V případě „booking free last moment“, na níž se ale nelze spoléhat, lze získat akční slevu.